Datenschutzhinweise
Welche Daten die Lernplattform über Sie speichert und wer sie sieht.
Standardtext der Plattform. Die Verwaltung kann ihn unter Einstellungen › Rechtstexte anpassen.
Hier erfahren Sie, welche Daten die Lernportal der Kolpingstadt Kerpen über Sie verarbeitet, wer sie sieht und welche Rechte Sie haben.
Wer ist verantwortlich?
Verantwortlich ist die Kolpingstadt Kerpen. Die Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten finden Sie im Intranet. Fragen zur Plattform beantwortet admin@kerpen.example.
Welche Daten verarbeiten wir?
- Stammdaten: Name, Personalnummer, Organisationseinheit, Stellenbezeichnung, dienstliche E-Mail-Adresse (falls vorhanden).
- Schulungsdaten: Zuweisungen mit Frist, Lernfortschritt, Testergebnisse, Nachweise und Zertifikate, Anmeldungen zu Veranstaltungen.
- Technische Daten: Anmeldezeitpunkte, IP-Adressen und Browserangaben im Protokoll und bei Ihren Sitzungen, damit die Plattform sicher bleibt. IP-Adressen im Protokoll werden nach 7 Tagen gekürzt.
Wozu?
Damit Sie Pflichtschulungen und Fortbildungen machen können und die Stadt nachweisen kann, dass vorgeschriebene Unterweisungen stattgefunden haben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c und e sowie Art. 88 DSGVO in Verbindung mit § 18 DSG NRW. Einzelheiten regelt die Dienstvereinbarung zur Lernplattform.
Wer sieht welche meiner Daten?
| Wer | Was | Was nicht |
|---|---|---|
| Sie selbst | alle Ihre Schulungen, Fortschritt, Testergebnisse, Nachweise und Zertifikate | – |
| Ihre Führungskraft und deren Vertretung | Ihre zugewiesenen Schulungen mit Status (erledigt, fällig, überfällig, befreit), Frist, Abschlussdatum, Gültigkeit und Zertifikat; bei Tests nur „bestanden“; Erinnerungen zu Ihren Zuweisungen | Prozentwerte, Anzahl der Versuche, Lernzeiten, einzelne Antworten |
| Personalamt | Stammdaten, Zuweisungen, Erinnerungen, Nachweise, Befreiungen und Testergebnisse in Prozent (diese Anzeige ist abschaltbar) | einzelne Antworten im Test |
| Autorinnen und Autoren | Auswertungen ihrer Kurse: zusammengefasst, mit Namen nur der Bearbeitungsstatus; Feedback anonym und erst ab einer Mindestanzahl Antworten (Standard 3) | Testergebnisse, einzelne Antworten, Ihren Namen beim Feedback |
| Veranstalter und Dozenten | Teilnehmerliste ihrer Veranstaltungen und die Anwesenheit; Feedback zu ihren Veranstaltungen bzw. Terminen anonym und erst ab der Mindestanzahl | Ihre übrigen Schulungen, Ihren Namen beim Feedback |
| Administration | alle Daten wie das Personalamt und die Protokolle; genutzt nur, soweit für den Betrieb nötig | einzelne Antworten im Test |
Es gibt keine Rangliste und keinen Leistungsvergleich zwischen Personen.
Feedback: Ob Sie Feedback gegeben haben und was Sie geantwortet haben, wird getrennt gespeichert. Auswertungen ändern sich nur in ganzen Gruppen von Antworten (so groß wie die Mindestanzahl), damit sich keine einzelne Antwort herausrechnen lässt. Wer direkten Zugriff auf die Datenbank hat (technischer Betrieb), könnte Teilnahme und Antworten mit Aufwand zusammenführen; das ist nicht erlaubt und geschieht nicht.
Wie lange speichern wir?
- Lernfortschritt und Testversuche: 12 Monate nach Abschluss.
- Nachweise und Zertifikate von Pflichtschulungen: 5 Jahre nach Ablauf der Gültigkeit, spätestens 5 Jahre nach Ihrem Ausscheiden; freiwillige Schulungen: 3 Jahre.
- Benachrichtigungen und Versandprotokolle: 6 Monate. Protokoll der Anmeldungen und Änderungen: 2 Jahre.
- Ihr Konto: 5 Jahre nach der Deaktivierung werden Name, Personalnummer und Kontaktdaten gelöscht (Pseudonymisierung).
Ihre Rechte
Sie können Auskunft, Berichtigung, Einschränkung und unter Umständen Löschung verlangen. Wenden Sie sich dazu an das Personalamt: admin@kerpen.example. Sie können sich außerdem bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen beschweren.
Wo liegen die Daten?
Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland. Es werden keine Tracker und keine externen Schriften geladen.